Die letzten Wochen waren sehr geprägt von der Urlaubszeit. Meistens läuft es so, dass viele Arbeiten in Vertretung oder gar nicht erledigt werden. Einige haben ihre Arbeit mit in den Urlaub genommen. Auch wir hatten bis zu 50 % weniger Personal im Hause.

Wir durften genau hinschauen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, wo die Prioritäten liegen und was verschoben werden kann. Das ist auch in unseren kleinen und agilen Firmen immer wieder eine Herausforderung.

Gerade in den letzten Tagen erlebe ich, wie Mitarbeiter wieder zu mir kommen und Fragen stellen, die mich gar nicht betreffen. Oder Kollegen suchen Antwort bei mir, statt auf die Stellvertretung zuzugehen. Wir haben alle Verantwortungsbereiche und Stellvertretungen in unseren Firmen klar geregelt und schriftlich festgehalten. Da gibt es keine Interpretationsspielräume.

Vertrauen und Klarheit, statt reinpfuschen

Gerade in Zeiten von personellen Engpässen, wie bei Urlaub, Krankheit etc., ist es für mich als Unternehmer wichtig, nicht in alte Muster zurückzufallen. Wie z. B. Fragen beantworten, die zuerst an den Stellvertreter gestellt werden müssen. Wenn der nicht mehr weiter weiß, springe ich natürlich ein und helfe. Doch niemals vorher!

Ein freies und flexibles Arbeiten und Leben im Alltag integrieren und vor allem beibehalten – das ist ein sehr wichtiger Baustein in meinem VIVO Konzept. Im vierten und letzten Teil der gemeinsamen Zusammenarbeit. Wenn du einmal die Systeme und Strukturen implementiert hast, die dir den Freiraum für deine wichtigen unternehmerischen Aufgaben geben, darfst du dir selbst keinesfalls in den Rücken fallen. Doch genau das erlebe ich bei meinen Kunden (und ich habe es früher genauso gemacht!):

• Viel zu schnell wird ins Tagesgeschäft „reingepfuscht“.
• Es werden Dinge getan, weil sie vielleicht in dieser Sekunde schneller von uns erledigt werden, als vom Mitarbeiter.

Meine Erfahrung ist, wenn ich zwei-dreimal von meiner Klarheit in der Vertretungsregelung abweiche und Fragen annehme, dann bin ich plötzlich wieder in der Verantwortung. Nicht nur wir Unternehmer, sondern auch unsere Mitarbeiter gehen gern den geringsten Weg des Wiederstandes. Das ist menschlich.

Das VIVO Konzept leben

Also müssen wir glasklar in unserer Struktur, unseren Aussagen und Tätigkeiten bleiben. Sowie das Vertrauen haben, dass die Mitarbeiter, trotz fehlender Kollegen, das Ding schon „wuppen“.

Mein VIVO Impuls für dich:

Gerade in der Zeit, wo dein Team dünn bestückt ist, empfehle ich dir aufmerksam zu sein. Indem du die Urlaubsvertretungen ggf. stichprobenartig anschaust: Haben sich deine Mitarbeiter, die in den Urlaub gehen, Gedanken darüber gemacht, welche Aufgaben kommen könnten und wer diese erledigt?

Höre bei den Fragen deiner Mitarbeiter genau hin, ob du wirklich der richtige Ansprechpartner dafür bist/ sein willst. Wenn nicht, bitte sie, die Frage direkt mit der jeweiligen Stellvertretung zu lösen. Wenn wir unsere Klarheit und unser Vertrauen aufgeben, finden wir uns schnell im Hamsterrad wieder.

Mach Dich Frei!

Dein Dirk

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